Электронный «Библиодневник» в помощь библиотекарю

Библиотекари хорошо знают: значительная часть рабочего дня уходит не на работу с посетителями, а на ведение документации. Приходится заполнять журналы и таблицы, а затем подводить итоги за месяц, квартал и год. Когда нет читателей и мероприятий, начинается кропотливая работа: сведение записей, подсчёт посещений и книговыдачи, проверка каждой цифры. Составление отчёта по всей библиотечной системе требовало получить информацию от каждого филиала, отдела и пункта выдачи, а затем сверить множество показателей. Такая работа занимала несколько дней, причём даже одна случайная ошибка могла заставить пересчитывать всё заново.

Именно желание решить эту проблему привело меня к созданию программы «Библиодневник». Мне хотелось найти способ сократить время, которое коллеги тратят на подсчёты. Главная задумка состояла в том, чтобы доверить вычисления программе и освободить время для работы с посетителями. Решением должен был стать простой электронный инструмент, который соберёт библиотечные записи в одном месте. С 2017 года инструмент постепенно совершенствовался: его внедряли, испытывали и обновляли, пока он не превратился в полноценное приложение.

«Библиодневник» охватывает основные направления библиотечной деятельности и с необходимыми дополнениями воспроизводит структуру отчёта 6-НК. Вместо бумажных таблиц сотрудник видит знакомые поля в электронном виде. При этом все подсчёты программа выполняет самостоятельно.

В первом разделе собираются сведения о читателях и посещениях. Здесь можно вести учёт детей, молодёжи, взрослых и пенсионеров, не забывая об отдельном учёте посетителей с ограниченными возможностями здоровья. Также фиксируется способ обращения: за книгой, в читальный зал, при выездном обслуживании либо дистанционно через интернет. Следующий раздел содержит сведения о книговыдаче на бумажных и электронных носителях, справках и консультациях. Третий раздел отведён под платные и бесплатные занятия с указанием количества участников. Массовым мероприятиям — выставкам, встречам и праздникам для разных возрастов — посвящён четвёртый раздел. В карточке мероприятия отражаются место, посещаемость, наличие платы и условия участия людей с ограниченными возможностями здоровья. Значимые события можно отдельно отметить и дополнить описанием, чтобы они не потерялись среди статистических строк.

Особенно ценю в программе то, что подсчёты выполняются без участия сотрудника. Итоги за день, месяц, квартал и год формируются автоматически. Для получения общего отчёта по всем филиалам достаточно нажать одну кнопку. Руководитель получает общую таблицу с данными каждого филиала и может сопоставить их показатели. То, что прежде требовало долгих часов подсчётов, теперь выполняется за минуты. Отчётные данные экспортируются в привычный табличный формат, поэтому перепечатывать их не требуется. Одновременно исчезает риск арифметических ошибок при суммировании: программа не устаёт, а итоги согласуются между собой.

Есть и ещё одно важное преимущество — сохранность данных. Благодаря защищённому облачному хранению записи доступны на разных рабочих местах. При одновременной работе разных подразделений информация не теряется. Для каждого филиала доступны свежие данные, а внесённые исправления можно проследить по записи о том, кто и когда их сделал. При необходимости такая история помогает восстановить последовательность действий. Каждый месяц система делает резервную копию, что помогает сохранить записи даже при проблемах с рабочим устройством. Работать с программой можно как на обычном рабочем компьютере, так и на ноутбуке: установка быстрая, обновление автоматическое, а интерфейс понятен без специальной подготовки. Наши коллеги разных возрастов быстро освоили новый инструмент, и теперь представить работу библиотечной системы без него сложно.

За время использования программа доказала свою эффективность в повседневной работе. Отчётность формируется намного оперативнее, и данные всех подразделений можно посмотреть в любой момент. Руководству доступны сведения о работе всей системы, включая посещаемость и мероприятия. Но важнее всего то, что библиотекари получили больше времени на читателей, книги, встречи и новые открытия. Мы продолжаем развивать приложение, учитываем предложения коллег и добавляем новые функции. Я уверен, что впереди ещё много полезных изменений. Для тех, кто заинтересуется подобным подходом к библиотечному учёту, оставляю ссылку для ознакомления .

Для меня важно и приятно видеть, как созданный мной инструмент облегчает труд библиотекарей. Я убеждён: автоматизация должна не вытеснять человека, а помогать ему сосредоточиться на главном. В библиотеке это прежде всего живое общение, внимание к каждому читателю и любовь к книге.